Özel Yazılım Yaptırırken Nelere Dikkat Edilmeli?

Özellikle birden fazla firmadan teklif alınacaksa, yalnızca fiyat karşılaştırması yapmak sağlıklı bir karar vermek için yeterli olmaz. Aynı kapsamın karşılaştırılması, geliştirme sürecinin nasıl yürütüleceğinin bilinmesi ve proje sonrasında ne tür bir destek alınacağının baştan konuşulması gerekir.

Peki özel yazılım yaptırırken hangi konulara dikkat edilmeli?

Özel Yazılım Yaptırmadan Önce İhtiyacınızı Netleştirin

Öncelikle yazılımdan ne beklediğinizi net olarak ortaya koymanız gerekir. “Bize özel bir program istiyoruz” demek geliştirme için yeterli bir tanım değildir.

Örneğin satış ekibinin teklif hazırlama süresini kısaltmak, farklı sistemlerde bulunan müşteri bilgilerini tek yerde toplamak, saha ekiplerinin işlemlerini merkezi olarak takip etmek veya siparişten teslimata kadar olan süreci tek panel üzerinden yönetmek gibi somut bir problem tanımlanabilir.

Burada cevaplanması gereken temel soru şudur:

Bu yazılım işletmede hangi işi daha kolay, hızlı veya kontrollü hale getirecek?

İhtiyaç netleştiğinde yazılımın kapsamını belirlemek de kolaylaşır. Ayrıca hazır bir yazılımın yeterli olup olmadığı daha sağlıklı değerlendirilebilir. Eğer mevcut ürünlerin sunduğu özellikler işletmenin çalışma biçimine uymuyorsa veya farklı sistemleri bir araya getirmek için sürekli manuel işlem yapılması gerekiyorsa özel yazılım seçeneği anlamlı hale gelebilir.

Özel Yazılım Projesinin Kapsamını Belirleyin

İhtiyaç belirlendikten sonra sıra yazılımın ne yapacağının tarif edilmesine gelir. Kullanıcıların hangi işlemleri yapacağı, hangi ekranların bulunacağı, hangi verilerin tutulacağı ve hangi süreçlerin otomatikleştirileceği proje başlamadan önce mümkün olduğunca netleştirilmelidir.

Örneğin bir CRM yazılımı geliştirilecekse yalnızca “CRM olacak” demek yeterli değildir. Müşteri kaydı, teklif takibi, satış aşamaları, görev atama, raporlama ve kullanıcı yetkileri gibi fonksiyonların hangilerinin ilk sürümde bulunacağı belirlenmelidir.

Kapsamın yazılı hale getirilmesi iki açıdan önemlidir. İlk olarak işletme ne için ödeme yaptığını bilir. İkinci olarak geliştirme sırasında ortaya çıkan yeni taleplerin mevcut projeye dahil olup olmadığı daha kolay anlaşılır.

Kapsam değişikliği olması elbette mümkündür. Ancak yeni bir özelliğin süre ve maliyet üzerindeki etkisi ayrıca değerlendirilmelidir.

Doğru Özel Yazılım Firmasını Seçin

Bir özel yazılım firması değerlendirirken yalnızca daha önce kaç proje yaptığına bakmak yerine, sizin projenizi nasıl ele aldığını anlamaya çalışın.

İlk görüşmede firmanın doğrudan fiyat vermek yerine ihtiyaçlarınızı anlamaya çalışması önemli bir göstergedir. Projenin kapsamı, kullanıcıları, mevcut sistemleri ve entegrasyon ihtiyaçları konuşulmadan verilen çok net bir fiyatın hangi varsayımlara dayandığını sormak gerekir.

Referansları incelerken de yalnızca görsel açıdan başarılı web sitelerine bakmak yeterli değildir. Firmanın sizin projenize benzeyen iş süreçlerini daha önce yönetip yönetmediğini araştırın. Örneğin bir operasyon paneli yaptıracaksanız firmanın sadece kurumsal web sitesi geliştirme deneyimine değil, benzer iş uygulamalarındaki deneyimine bakmanız daha anlamlıdır.

Ayrıca geliştirme sonrasında iletişimin nasıl devam edeceğini de sorun. Yazılımı teslim eden ekip ile bakım ve geliştirmeyi üstlenen ekip aynı mı olacak? Yeni özellik talepleri nasıl değerlendirilecek? Bir sorun yaşandığında kiminle iletişime geçilecek?

Bu sorular, firmaları yalnızca fiyat üzerinden değil, proje süreci ve sonrasındaki hizmetleriyle birlikte değerlendirmenizi sağlar.

Özel Yazılım Geliştirme Süreci Nasıl İlerler?

Sağlıklı bir özel yazılım projesi doğrudan kod yazılmasıyla başlamaz. Önce ihtiyaçların ve iş akışlarının anlaşılması, ardından teknik yapının planlanması gerekir.

İlk aşamada işletmenin süreçleri ve kullanıcı ihtiyaçları analiz edilir. Sonrasında yazılım mimarisi, veri yapısı ve kullanıcı akışları planlanır. Tasarım ve geliştirme aşamasında belirlenen kapsam uygulamaya dönüştürülür. Geliştirme tamamlandıktan sonra fonksiyonel, performans ve güvenlik kontrolleri yapılır ve sistem canlıya alınır.

Yayına alma ise projenin son noktası değildir. Gerçek kullanıcıların sistemi kullanmaya başlamasıyla yeni ihtiyaçlar veya iyileştirme alanları ortaya çıkabilir. Bu nedenle bakım ve geliştirme sürecinin de proje planında yer alması gerekir.

Yazılımın Teknik Altyapısı ve Ölçeklenebilirliğini Değerlendirin

Bir yazılım bugün kaç kullanıcı tarafından kullanılacaksa yalnızca o sayıya göre tasarlanmamalıdır. İşletmenin büyümesiyle birlikte kullanıcı sayısı, veri miktarı ve işlem yoğunluğu değişebilir.

Bu nedenle yazılım mimarisinin gelecekte yeni kullanıcıları, modülleri ve özellikleri destekleyebilecek şekilde planlanması önemlidir.

Burada yazılım firmasına şu soruları yöneltebilirsiniz:

• Kullanıcı sayısı arttığında sistem nasıl ölçeklenecek?

• Yeni modüller mevcut sistemi değiştirmeden eklenebilecek mi?

• Veritabanı büyüdüğünde performans nasıl korunacak?

• Farklı kullanıcıların erişimleri nasıl yönetilecek?

• Sistem hangi altyapıda çalışacak?

Teknoloji seçiminin tek başına bir başarı ölçütü olmadığını da unutmamak gerekir. Önemli olan seçilen teknolojinin projenin ihtiyaçlarına uygun olması ve geliştirilecek sistemin uzun vadede yönetilebilir kalmasıdır.

Entegrasyon İhtiyaçlarını Baştan Belirleyin

Yeni yazılımın işletmede kullanılan diğer sistemlerle nasıl iletişim kuracağı proje başlamadan önce konuşulmalıdır.

Örneğin muhasebe programında bulunan müşteri bilgilerinin yeni sisteme aktarılması, ödeme sisteminden gelen işlemlerin otomatik olarak işlenmesi veya CRM ile sipariş yönetim sisteminin aynı verileri kullanması gerekiyorsa bu ihtiyaçlar kapsamın bir parçası olmalıdır.

Entegrasyonların sonradan eklenmesi her zaman mümkün olmayabilir veya mevcut mimaride değişiklik gerektirebilir. Bu nedenle kullanılan ERP, CRM, muhasebe, ödeme sistemi veya üçüncü taraf servislerin proje başlangıcında listelenmesi daha doğru bir planlama sağlar.

Mevcut verilerin de ayrıca değerlendirilmesi gerekir. Excel dosyaları veya eski bir veritabanı kullanılacaksa hangi verilerin yeni sisteme taşınacağı, hangi alanların eşleştirileceği ve aktarım öncesinde veri temizliği gerekip gerekmediği belirlenmelidir. 

Özel Yazılımda Güvenlik ve Veri Yönetimine Dikkat Edin

Özel yazılım işletmenin müşteri, finans, çalışan veya operasyon verilerini tutacaksa güvenlik proje sonuna bırakılmamalıdır.

Öncelikle her kullanıcının aynı verilere erişmesi gerekip gerekmediği belirlenmelidir. Yönetici, satış personeli, muhasebe çalışanı veya saha ekibi gibi farklı rollerin farklı yetkilere sahip olması gerekebilir.

Bunun yanında verilerin nasıl yedekleneceği, sisteme kimlerin erişebileceği ve erişimlerin nasıl yönetileceği de planlanmalıdır. Yazılım canlıya alınmadan önce güvenlik kontrollerinin yapılması, özellikle dışarıdan erişilebilen sistemlerde önem taşır.

Kaynak Kod ve Yazılım Sahipliğini Netleştirin

Özel yazılım yaptırırken en başta konuşulması gereken konulardan biri de geliştirilen sistemin sahipliğidir.

Sözleşmede kaynak kodun, yazılımın, verilerin ve ilgili hesapların kullanım ve sahiplik koşulları açıkça belirtilmelidir. Sadece “kaynak kod teslim edilir” ifadesi de her zaman yeterli değildir. Kodun nerede tutulduğu, teknik dokümantasyonun teslim edilip edilmeyeceği ve sunucu veya ilgili servis hesaplarına kimin erişeceği de netleştirilebilir.

Bu konu özellikle ileride başka bir yazılım ekibiyle çalışılması ihtimalinde önem kazanır. İşletme, geliştirilen sistem üzerinde nasıl bir kullanım hakkına sahip olduğunu proje başlamadan bilmelidir.

Özel Yazılım Maliyeti Nasıl Belirlenir?

Özel yazılım maliyeti için tek bir fiyat söylemek doğru değildir. Çünkü iki işletmenin “özel yazılım” ihtiyacı aynı görünse bile geliştirilecek sistemlerin kapsamı tamamen farklı olabilir.

Maliyeti belirleyen başlıca unsurlar yazılımın kapsamı, geliştirilecek modüller, kullanıcı ve yetki yapısı, entegrasyonlar, veri aktarımı, tasarım ihtiyaçları, teknik altyapı ve geliştirme süresidir.

Örneğin yalnızca birkaç temel ekranı bulunan bir yönetim paneli ile CRM, teklif, sipariş, raporlama ve muhasebe entegrasyonlarını aynı sistemde bulunduran bir uygulamanın geliştirme maliyetinin aynı olması beklenmez.

Teklifleri karşılaştırırken toplam rakama ek olarak teklifin neleri kapsadığını da inceleyin. Analiz, tasarım, geliştirme, test, sunucu, entegrasyon, bakım ve destek gibi kalemlerin hangilerinin fiyata dahil olduğunu sormak daha sağlıklı bir karşılaştırma yapmanızı sağlar.

Sözleşmede Proje Kapsamı ve Teslim Koşullarını Netleştirin

Sözleşme yalnızca toplam ücret ve ödeme tarihinden oluşmamalıdır. Projenin kapsamı, teslim edilecek özellikler, tahmini takvim, ödeme planı, değişiklik taleplerinin nasıl ele alınacağı ve destek koşulları açıkça belirtilmelidir.

Özellikle kapsam değişiklikleri için nasıl bir süreç uygulanacağı önceden belirlenmelidir. Proje devam ederken yeni bir modül istendiğinde bunun mevcut fiyat ve takvime dahil olup olmadığı belirsiz kalmamalıdır.

Kaynak kod, veri, yazılım sahipliği ve teslim sonrası bakım gibi konuların da sözleşmede açık biçimde yer alması ileride yaşanabilecek anlaşmazlıkların önüne geçebilir.

Hukuki sonuç doğurabilecek maddelerde ise sözleşmenin bir hukuk uzmanı tarafından incelenmesi uygun olur.

Test, Yayına Alma ve Teslim Sürecini Planlayın

Yazılımın geliştiricinin bilgisayarında çalışması ile işletmenin günlük kullanımına hazır olması aynı şey değildir.

Teslim öncesinde yazılımın belirlenen fonksiyonları yerine getirip getirmediği, kullanıcı yetkilerinin doğru çalışıp çalışmadığı, entegrasyonların veri alışverişini doğru yapıp yapmadığı ve performansın beklenen seviyede olup olmadığı kontrol edilmelidir.

Mümkünse gerçek kullanıcıların sistemi kullanarak geri bildirim verdiği bir kabul süreci de planlanabilir. Böylece canlı kullanıma geçmeden önce eksik veya hatalı noktalar görülebilir.

Teslim aşamasında ise yalnızca yazılımın açılması değil, gerekli hesapların, erişimlerin, verilerin ve teknik dokümantasyonun hangi kapsamda teslim edileceği de net olmalıdır.

Yayın Sonrası Bakım ve Teknik Desteği Göz Ardı Etmeyin

Özel yazılım canlıya alındığında kullanım süreci başlar. İşletmenin ihtiyaçları zaman içinde değişebilir, yeni entegrasyonlar gerekebilir veya sisteme yeni özellikler eklenebilir.

Bu nedenle yazılım firmasının yayın sonrası hangi hizmetleri sunduğunu proje başlamadan öğrenin. Hata düzeltmeleri, güvenlik güncellemeleri, performans çalışmaları ve yeni özellik geliştirmelerinin nasıl ele alınacağını sorun.

Ayrıca bakım hizmetinin sürekli geliştirmeyi kapsayıp kapsamadığını da ayırmak gerekir. Bir sistemde oluşan hatanın giderilmesi ile yeni bir modül geliştirilmesi aynı çalışma değildir. Bu ayrımın baştan belirlenmesi hem bütçeyi hem de proje planını daha anlaşılır hale getirir.

Özel Yazılım Yaptırırken Sık Yapılan Hatalar Nelerdir?

Özel yazılım projelerinde sorunların önemli bir bölümü geliştirme başlamadan önce alınan kararlardan kaynaklanabilir.

Sadece en düşük fiyatı sunan firmayı seçmek bunlardan biridir. Kapsamı aynı olmayan iki teklifin yalnızca toplam fiyat üzerinden karşılaştırılması yanıltıcı olabilir.

İkinci hata, ihtiyaçları yeterince tanımlamadan geliştirmeye başlamaktır. Yazılımın ne yapacağı net değilse proje sırasında sürekli yeni talepler ortaya çıkabilir ve başlangıçta öngörülen süre ile bütçe değişebilir.

Entegrasyonları, veri aktarımını ve kullanıcı yetkilerini sonradan düşünmek de benzer sorunlara yol açabilir. Bunların proje başında değerlendirilmesi, teknik mimarinin doğru kurulmasını kolaylaştırır.

Bir diğer konu ise yazılımın tesliminden sonrasını planlamamaktır. İşletmenin yazılımı kimden destek alacağı, yeni özelliklerin nasıl geliştirileceği ve gerekli erişimlerin kimde bulunacağı proje tamamlanmadan önce belirlenmelidir.

İşletmenize Özel Yazılım Geliştirme Sürecini Doğru Planlayın

Özel yazılım yaptırırken doğru sonuç almak için ilk adım, işletmenin çözmek istediği problemi net olarak tanımlamaktır. Sonrasında kapsamın belirlenmesi, uygun yazılım firmasının seçilmesi, teknik altyapının planlanması ve entegrasyonların değerlendirilmesi gerekir.

Bunlara kaynak kod ve sahiplik koşulları, maliyet, sözleşme, test, teslim ve yayın sonrası destek de eklendiğinde proje daha öngörülebilir hale gelir.

İşletmenizin süreçlerine göre geliştirilecek bir yazılım için Özel Yazılım Geliştirme hizmetimizi inceleyebilir, analizden geliştirmeye ve yayına alma sonrasındaki desteğe kadar sürecin nasıl ilerlediği hakkında bilgi alabilirsiniz. 

Projenizin detaylarını görüşmek ve ihtiyaçlarınıza uygun çözümleri değerlendirmek için bizimle iletişime geçebilirsiniz.